"연차 이월은 며칠까지 되나요?", "법인카드 한도는 얼마인가요?", "신입 온보딩 체크리스트는 어디에 있나요?" 하루에도 몇 번씩 같은 질문이 메신저로 들어옵니다. 인사규정 PDF에 적혀 있어도 직원들은 문서를 뒤지기보다 담당자에게 바로 묻는 경우가 많습니다. 이 반복 질문을 코딩 없이 줄이는 방법이 있습니다. 회사 문서를 업로드해서 "물어보면 답하는" 사내 AI 챗봇을 만드는 방식이에요. 이번 글에서 다루는 사내 AI 챗봇 만들기의 핵심은 우리 회사 매뉴얼·규정·FAQ를 AI에 올려두고, 직원이 자연어로 질문하면 그 문서 기준으로 답하게 만드는 것입니다.
좋은 점은 이 작업이 더 이상 개발팀만의 일이 아니라는 점이에요. ChatGPT의 "맞춤형 GPT(GPTs)"와 Claude의 "Projects(프로젝트)"라는 노코드 경로가 있고, 둘 다 파일 업로드와 지침 설정만으로 시작할 수 있습니다. 빠르면 1시간 안에 첫 봇을 띄울 수 있어요. 아래에서 두 도구를 비교하고, 실제 셋업 흐름, 보안 주의점, 테스트 방법까지 순서대로 짚어드릴게요.
사내 AI 챗봇이 일반 ChatGPT와 뭐가 다른가요
일반 ChatGPT는 일반 지식으로 답하지만, 우리 회사 연차 규정이나 결재 라인은 알 수 없습니다. 사내 AI 챗봇은 여기에 "우리 회사 문서"라는 전용 지식을 얹은 형태예요. 비유하자면 신입사원에게 회사 규정집과 업무 매뉴얼을 먼저 읽힌 뒤 질문을 받게 하는 셈입니다.
여기서 중요한 오해가 하나 있습니다. 문서를 올린다고 AI 모델 자체가 우리 회사 전용으로 다시 학습되는 것은 아닙니다. GPTs의 Knowledge 기능은 모델을 재훈련하는 방식이 아니라, 답변할 때 참고할 자료를 붙여주는 방식에 가깝습니다. 핸드북·가이드·내부 문서처럼 반복적으로 참고하는 자료에 잘 맞습니다. 즉, 같은 질문이 계속 도는 인사규정·온보딩·업무매뉴얼 영역을 봇에 맡기면 담당자가 매번 자료를 찾아 답하던 시간을 줄일 수 있습니다.
다만 "문서 기반 답변"이라고 해서 100% 자동 판정 도구로 쓰면 안 됩니다. 사내 챗봇은 규정을 찾아 설명하는 안내 도구로 두고, 인사 징계·급여 산정·법무 판단처럼 책임이 큰 결정은 담당 부서 확인을 거치게 설계하는 편이 안전합니다.
GPTs vs Claude Projects, 우리 회사엔 뭐가 맞을까
두 도구 모두 "문서 올리기 → 지침 쓰기 → 질문하면 답변 받기" 구조는 같습니다. 다만 제작 조건, 공유 방식, 협업 범위가 다르기 때문에 회사 상황에 맞춰 골라야 합니다. 2026년 6월 기준으로 실무에서 확인해야 할 포인트를 정리하면 아래와 같습니다.
| 비교 항목 |
ChatGPT GPTs |
Claude Projects |
| 만들기 조건 |
GPT 만들기·편집은 유료 구독이 필요합니다. Plus·Pro·Business·Enterprise 등 플랜과 워크스페이스 권한에 따라 달라질 수 있습니다. |
무료 계정에서도 Projects를 체험할 수 있지만 프로젝트 수·사용량·파일 처리량에 제한이 있을 수 있습니다. |
| 지식 파일 개수 |
GPT 1개당 최대 20개까지 업로드할 수 있습니다. |
프로젝트 지식 베이스에 문서·텍스트·코드 등 관련 파일을 올릴 수 있습니다. 구체 제한은 계정 상태와 최신 도움말을 확인해야 합니다. |
| 파일당 용량 |
파일당 512MB, 텍스트·문서 파일은 최대 200만 토큰 기준을 함께 봐야 합니다. |
파일 형식과 용량 제한은 플랜·계정 상태에 따라 달라질 수 있습니다. |
| 큰 문서 처리 |
Knowledge 파일을 참고해 답변합니다. 문서가 많으면 파일명·목차·요약본 정리가 중요합니다. |
Projects의 RAG 기능은 큰 프로젝트 지식을 검색해 필요한 부분을 가져오는 방식으로 동작할 수 있습니다. 제공 범위는 플랜·계정 상태·도움말 업데이트에 따라 달라질 수 있어 최신 Claude Help를 확인하는 편이 안전합니다. |
| 공유 범위 |
개인 계정의 공개 링크나 GPT Store 공유는 사내 문서용으로 부적합합니다. 사내용은 Business·Enterprise 등 관리형 워크스페이스에서 특정 사용자·그룹, 워크스페이스 내부, 또는 워크스페이스 링크 공유로 제한해야 합니다. |
개인용 프로젝트는 개인 작업에 적합합니다. 조직 내 공유·협업은 Team·Enterprise 플랜에서 특정 멤버 또는 조직 단위로 관리하는 방식이 적합합니다. |
| 별도 지침 설정 |
Instructions로 역할·톤·답변 금지 범위·문서 우선 원칙을 지정합니다. |
프로젝트 지침으로 역할·톤·답변 기준·문서 우선 원칙을 지정합니다. |
| 제작 환경 |
웹에서 만드는 흐름이 가장 안정적입니다. 모바일에서는 사용 가능 범위가 제한될 수 있습니다. |
Claude 웹 작업공간에서 프로젝트를 만들고 관리합니다. |
간단히 정리하면 이렇습니다. 혼자 빠르게 실험해 보고 싶다면 Claude Projects가 진입 장벽이 낮습니다. 반대로 회사 규정집처럼 민감한 자료를 다루고 여러 직원에게 배포할 계획이라면 개인 계정 링크 공유보다 ChatGPT Business·Enterprise 같은 관리형 워크스페이스에서 접근 권한을 통제하는 편이 맞습니다. Claude도 Team·Enterprise에서는 조직 내 프로젝트 공유와 협업에 더 적합합니다.
문서량이 많다면 "어느 도구가 무조건 낫다"보다 최신 제한과 보안 조건을 같이 봐야 합니다. GPTs는 파일 개수와 용량 기준이 명확한 편이고, Claude Projects는 프로젝트 지식과 RAG 동작이 장점이 될 수 있습니다. 다만 RAG 제공 범위와 제한은 도움말 업데이트에 따라 달라질 수 있으니 실제 도입 전 최신 공식 문서를 확인하세요.
Step 1. 어떤 봇을 만들지 한 줄로 정하기
도구를 켜기 전에 "이 봇이 무엇을 답할지" 한 줄로 적어보세요. 예를 들면 이렇게 정리할 수 있습니다.
- 온보딩 봇: "신입사원이 첫 2주에 궁금해할 계정·장비·교육·조직 정보를 안내합니다."
- 인사규정 봇: "연차·경조사·재택·복지 규정 질문에 규정집 기준으로 답합니다."
- 업무매뉴얼 봇: "물류 입고 절차와 ERP 입력법을 단계별로 안내합니다."
범위를 좁힐수록 정확도가 올라갑니다. 처음부터 "회사의 모든 것"을 넣으려 하지 말고, 가장 질문이 많이 오는 한 영역부터 시작하세요. 첫 봇은 작게 만들고, 자주 틀리는 질문과 누락된 문서를 보면서 넓히는 편이 좋습니다.
범위를 정할 때는 아래처럼 구분해 두면 운영이 편합니다.
| 구분 |
봇에 맡기기 좋은 질문 |
담당자 확인이 필요한 질문 |
| 휴가 |
"연차 신청 마감은 언제인가요?" |
"제 경우에 연차수당이 얼마인가요?" |
| 복지 |
"건강검진 지원 항목은 무엇인가요?" |
"이 영수증이 지원 대상인지 확정해 주세요." |
| 온보딩 |
"입사 첫날 준비물은 무엇인가요?" |
"제 계정 권한을 지금 열어 주세요." |
| 업무매뉴얼 |
"ERP 입고 등록 순서는 어떻게 되나요?" |
"이 예외 주문을 승인해도 되나요?" |
챗봇은 규정과 절차를 찾아 설명하는 데 강하고, 개인별 승인·판정·예외 처리는 담당자에게 연결하는 구조가 안전합니다.
Step 2. 올릴 문서 준비하고 보안 검토하기
봇에 올릴 문서를 모읍니다. 규정집, FAQ 정리본, 매뉴얼, 양식 안내, 온보딩 체크리스트 등이 대상입니다. 이때 민감정보 필터링을 반드시 먼저 해야 합니다. OpenAI와 Anthropic 모두 업무용·엔터프라이즈 계약에서는 고객 데이터를 모델 학습에 쓰지 않는 조건을 제공하는 경우가 있지만, 그렇다고 모든 내부 자료를 그대로 올려도 된다는 뜻은 아닙니다. 주민등록번호·급여명세·계약서 원문·비밀번호·고객 개인정보 같은 고위험 정보는 업로드 전 제거하는 것이 원칙입니다.
실무 체크리스트로 정리하면 이렇습니다.
- 주민등록번호·연락처·계좌번호·개인 주소가 든 문서는 마스킹하거나 제외합니다.
- 급여명세, 평가 자료, 징계 자료, 의료 정보처럼 개인에게 직접 영향을 주는 자료는 올리지 않습니다.
- 외부 비밀유지계약(NDA) 대상 문서는 계약상 업로드 가능 여부를 먼저 확인합니다.
- 무료·개인 플랜으로 만들 때는 특히 보수적으로 접근하고, 민감자료는 회사 승인 후 사용합니다.
- 사내용 배포는 가능하면 회사가 계약한 Business·Enterprise·Team 환경에서 운영합니다.
- 웹 검색, 외부 앱 연결, API 액션 같은 기능은 꼭 필요한 경우가 아니면 끄고 시작합니다.
- 문서 파일명은
2026_인사규정_휴가.pdf, 온보딩_계정발급_절차.docx처럼 내용이 드러나게 정리합니다.
- 스캔 PDF나 이미지 표는 텍스트로 변환해 올립니다.
이 한 단계가 사고를 막아줍니다. "일단 다 올리고 나중에 지우자"가 가장 위험합니다. 특히 개인 계정으로 만든 공개 링크형 봇에 사내 규정을 넣으면, 링크를 받은 외부인이 접근할 수 있는 상황이 생길 수 있습니다. 사내 자료는 접근 권한을 통제할 수 있는 관리형 워크스페이스에서 다루는 편이 안전합니다.
Step 3-A. ChatGPT GPTs로 만들기
ChatGPT에서 GPTs를 만들려면 GPT 만들기·편집이 가능한 유료 플랜과 워크스페이스 권한이 필요합니다. 개인 Plus·Pro 계정에서도 만들 수 있지만, 사내 문서 기반 봇은 개인 공개 링크보다 Business·Enterprise 등 관리형 워크스페이스에서 만드는 편이 적합합니다. 워크스페이스 관리자가 GPT 생성·공유 범위를 제한해 두었을 수도 있으니 먼저 권한을 확인하세요.
- ChatGPT 웹에서 "GPT 탐색(Explore GPTs)" 또는 GPTs 영역으로 들어가
Create(만들기)를 누릅니다.
- 설정 화면에서 이름·설명·지침(Instructions)을 적습니다. 지침에는 "당신은 우리 회사 인사규정 안내 봇입니다. 반드시 업로드된 문서 기준으로 답하세요. 문서에서 확인되지 않는 내용은 '업로드된 문서에서 확인되지 않습니다. 담당 부서에 확인해 주세요'라고 답하세요"처럼 행동 규칙을 명확히 적습니다.
- "Knowledge(지식)" 섹션에서 준비한 문서를 업로드합니다. GPT 하나당 최대 20개, 파일당 512MB 기준을 확인하세요. 텍스트·문서 파일은 토큰 제한도 함께 적용될 수 있습니다.
- 기능 설정을 확인합니다. 사내 규정 안내 봇이라면 웹 검색, 이미지 생성, 외부 앱 연결, API 액션은 처음에는 꺼두는 편이 안전합니다. 외부 시스템과 연결할 때는 어떤 정보가 밖으로 나가는지 별도 검토가 필요합니다.
- 공유 범위를 설정합니다. 사내용이면 개인 계정의
Anyone with the link나 GPT Store 공유는 피해야 합니다. 관리형 워크스페이스에서 특정 사용자·그룹, 워크스페이스 전체, 또는 워크스페이스 내부 링크 공유처럼 접근 대상이 회사 안으로 제한되는 옵션을 사용하세요.
- 저장 후 미리보기에서 테스트합니다. 바로 전사 배포하지 말고 담당자 몇 명에게 먼저 검수받는 방식이 좋습니다.
지침에는 답변 스타일도 같이 정해두세요. 예를 들면 "항상 근거 문서명을 함께 언급하세요", "규정 문구와 실무 안내를 구분하세요", "개인별 급여·징계·법률 판단은 담당자 확인을 안내하세요"처럼 적을 수 있습니다. 이렇게 해야 직원이 답변을 업무상 확정 판단으로 오해할 가능성이 줄어듭니다.
Step 3-B. Claude Projects로 만들기
무료로 가볍게 시작하고 싶다면 Claude Projects도 좋은 선택지입니다. 다만 무료 계정은 사용량과 프로젝트 유지·파일 처리 범위에 제한이 있을 수 있으니, 회사 자료를 지속 운영할 목적이라면 Pro·Max·Team·Enterprise 등 플랜 조건을 확인해야 합니다. 조직 내 공유와 협업은 Team·Enterprise 플랜에서 접근 권한을 관리하는 방식이 적합합니다.
- Claude 웹에서 "Projects(프로젝트)"로 들어가 새 프로젝트를 만듭니다.
- 프로젝트 지식 베이스에 회사 문서(PDF·문서·텍스트·코드 파일 등)를 업로드합니다.
- "프로젝트 지침"에 봇의 역할과 답변 규칙을 적습니다. GPTs의 Instructions와 같은 역할입니다.
- 프로젝트 안에서 질문하면 Claude가 올린 문서 맥락을 참고해 답합니다. 프로젝트 지식이 많아 컨텍스트 한도에 가까워질 때 RAG 방식의 검색 기반 처리가 자동으로 동작할 수 있습니다. RAG 제공 범위와 실제 제한은 플랜·계정 상태·도움말 업데이트에 따라 달라질 수 있으니 최신 Claude Help를 확인하세요.
- 팀 단위로 쓰려면 Team·Enterprise에서 특정 멤버 또는 조직 단위 공유를 설정합니다. 개인 프로젝트 링크를 사내 공용 지식창고처럼 쓰는 방식은 권한 관리가 약해질 수 있습니다.
Claude Projects는 "작업공간" 개념이라 프로젝트별 지식과 지침을 묶어두기 좋습니다. Team·Enterprise 환경에서는 조직 내 멤버와 프로젝트를 공유하고, 권한을 나누고, 같은 지식 베이스를 기준으로 협업하기에도 적합합니다. 단, 대화 기록과 프로젝트 지식이 누구에게 보이는지 확인한 뒤 배포해야 합니다.
Step 4. 테스트하고 다듬기
봇을 만들었으면 바로 배포하지 말고, 실제로 자주 나오는 질문 10개를 던져보세요. "연차 이월은 며칠까지 되나요?", "경조사 휴가는 며칠인가요?", "법인카드 영수증은 언제까지 제출하나요?"처럼 실제 질문 문장 그대로 테스트하는 것이 좋습니다.
테스트표를 하나 만들어두면 빠르게 개선할 수 있습니다.
| 테스트 항목 |
확인할 내용 |
문제가 있을 때 조치 |
| 문서에 있는 질문 |
규정과 같은 답을 하는지 확인합니다. |
파일명·목차·표 형식을 정리하고 다시 업로드합니다. |
| 문서에 없는 질문 |
모른다고 답하는지 확인합니다. |
지침에 "문서에 없으면 추측하지 않기"를 더 강하게 적습니다. |
| 예외 상황 질문 |
담당자 확인을 안내하는지 확인합니다. |
개인별 판단·승인 질문은 담당 부서로 연결하게 합니다. |
| 오래된 규정 질문 |
최신 문서 기준으로 답하는지 확인합니다. |
폐기 문서를 제거하고 최신 문서명에 날짜를 넣습니다. |
| 보안성 질문 |
민감정보를 요구하지 않는지 확인합니다. |
개인정보·급여·계약 관련 답변 금지 규칙을 추가합니다. |
답이 틀리거나 문서에 있는데 못 찾는다면 보통 두 가지가 원인입니다.
- 문서 정리가 안 되어 있습니다. 표가 이미지로 들어가 있거나 스캔본이면 AI가 제대로 읽지 못할 수 있습니다. 텍스트로 변환해 다시 올리세요.
- 지침이 느슨합니다. "문서 기준으로만 답하세요", "문서에 없으면 추측하지 마세요", "개인별 판단은 담당자 확인을 안내하세요" 같은 규칙을 명시하면 일반 지식 답변이 줄어듭니다.
이 과정을 두세 번 반복하면 정확도가 꽤 좋아집니다. 처음부터 완벽한 봇을 만들려고 하기보다, 질문 로그를 보면서 문서와 지침을 같이 다듬는 운영 방식이 현실적입니다.
사내 활용 시나리오 3가지
| 봇 종류 |
올릴 문서 |
줄어드는 업무 |
| 온보딩 봇 |
신입 가이드·계정 발급 절차·장비 신청법·조직도 |
선배와 운영 담당자가 반복 설명하던 첫 2주 질문 응대 |
| 인사규정 봇 |
취업규칙·복지·휴가 규정집·경조사 기준 |
인사팀에 쏟아지던 단순 규정 문의 |
| 업무매뉴얼 봇 |
표준 작업 절차서(SOP)·시스템 사용법·FAQ |
"이거 어떻게 해요?"라는 구두 문의 |
세 가지 모두 공통점은 "같은 질문이 반복되는 영역"이라는 점입니다. 바로 여기가 봇이 가장 효과를 내는 자리예요. 담당자는 반복 안내 시간을 줄이고, 직원은 담당자 답장을 기다리지 않고 필요한 정보를 찾을 수 있습니다.
다만 모든 질문을 챗봇으로 끝내려 하면 안 됩니다. 좋은 사내 챗봇은 "자동 답변"과 "담당자 연결"의 경계를 분명히 둡니다. 예를 들어 휴가 규정 자체는 봇이 안내할 수 있지만, 특정 직원의 잔여 연차 계산이나 예외 승인 여부는 인사 담당자가 확인해야 합니다. 법인카드 제출 기한은 봇이 알려줄 수 있지만, 특정 지출의 인정 여부는 회계 담당자가 최종 확인하는 편이 맞습니다.
마무리: 오늘 바로 할 3단계
사내 AI 챗봇 만들기는 거창한 프로젝트가 아니라, 오늘 바로 작게 시작할 수 있는 일입니다. 딱 세 가지만 해보세요.
- 한 영역 정하기 — 가장 질문이 많이 오는 주제 하나를 고릅니다. 처음에는 휴가 규정, 온보딩, 법인카드 정산처럼 범위가 선명한 주제가 좋습니다.
- 문서 1~2개 보안 검토 후 올리기 — 민감정보를 뺀 문서를 GPTs 또는 Claude Projects에 업로드합니다. 사내용이면 개인 공개 링크가 아니라 관리형 워크스페이스의 특정 사용자·그룹 또는 조직 내부 공유를 사용하세요.
- 질문 10개로 테스트하기 — 실제 자주 묻는 질문을 던져보고, 문서 누락과 지침 문제를 고칩니다. 문서에 없는 내용은 추측하지 않고 담당자 확인을 안내하게 만드세요.
이 셋만 끝내도 "물어보면 답하는" 첫 봇이 돌아갑니다. 무료로 기능을 가볍게 살펴보려면 Claude Projects를 시험해 볼 수 있고, 사내 공용으로 키울 계획이라면 ChatGPT Business·Enterprise나 Claude Team·Enterprise처럼 권한 관리가 되는 업무용 환경을 검토하는 편이 안전합니다. 반복 질문에 쓰던 시간을 줄이고, 담당자가 더 중요한 업무에 집중할 수 있게 만드는 것이 이 작업의 목표입니다.
✍️ 작성자 선정현 · 게시 2026-06-16
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